Un affichage de planning sur mesure peut transformer radicalement votre quotidien d’entreprise collaboratif en apportant plus de structure et de clarté. Dans cet article, nous explorerons qu’est-ce qu’un affichage de planning sur mesure, les fondamentaux de l’affichage dynamique de planning sur mesure, et les étapes essentielles pour implémenter cette innovation avec succès dans votre entreprise ou administration.

Les avantages d’un affichage dynamique de planning sur mesure

Un affichage dynamique de planning sur mesure est mis en place lorsqu’une entreprise, ou une administration, diffuse le planning global des collaborateurs de manière adaptée aux besoins spécifiques de ces derniers.

Connu sous le nom de « digital signage » en anglais, cet affichage dynamique repose sur l’utilisation d’écrans numériques pour diffuser du contenu multimédia. A partir du logiciel d’affichage dynamique, qui synchronise les données du planning avec la fonction d’afficher sur écrans, les collaborateurs responsables peuvent ensuite personnaliser la présentation en fonction de leurs préférences ou simplement respectant l’identité visuelle de l’entreprise.

Pour les entreprises, l’adoption de l’affichage dynamique comme un outil de suivi de planning sur-mesure est un investissement stratégique. Il améliore non seulement la communication interne et la transparence, mais il favorise également une plus grande réactivité face aux changements et une meilleure gestion des ressources.

En intégrant cette technologie, les entreprises peuvent s’assurer que tous les membres de l’équipe disposent des informations dont ils ont besoin pour travailler de manière efficace et coordonnée.

Comment l’affichage dynamique répond aux défis de la gestion de projet ?

Dans le cadre de la gestion de projet on retrouve régulièrement les mêmes problématiques :

• Les astuces pour coordonner mes équipes
• Comment suivre l’avancement d’un projet ?
• Comment optimiser le travail en priorisant les tâches ?
• Comment partager les informations à mes collaborateurs de la façon la plus optimale ?

Les entreprises peuvent utiliser l’affichage dynamique pour transmettre efficacement des informations optimisées et percutantes.

Pour relever les défis de la gestion de projet, elles peuvent concevoir un affichage de communication visuelle adapté à leurs besoins spécifiques. Ainsi, les informations sont mises à jour automatiquement en temps réel, et l’intégration dans les processus est optimisée.

Sur l’aspect amélioration de la coordination des équipes, l’affichage dynamique permet de mettre en place un système de suivi et de partage d’informations sur mesure.

Concrètement, à partir de tableaux de bord interactifs et/ou des écrans, tout le monde accède au même niveau d’information qui sont mises à jour en temps réelle.

Ce principe de suivi et de partage d’information commun et sur mesure vaut pour tous les aspects de la gestion de la gestion de projet :

• Planification et suivi de l’avancement,
• Communication et collaboration,
• Gestion des risques,
• Gestion de la qualité et du changement.

En temps réel, l’affichage dynamique permet la mise à jour et les changements. Au quotidien, les entreprises et usines peuvent communiquer rapidement et efficacement, en garantissant que toutes les parties prenantes sont bien informées.

A terme, grâce à cette communication d’information optimisée et mises à jour en temps réelle, le retour sur investissement est optimisé : efficacité opérationnelle, réduction des erreurs, satisfaction optimisée.

Utiliser l’affichage dynamique pour son affichage de planning

En intégrant l’affichage dynamique dans la gestion des plannings, les entreprises peuvent non seulement améliorer la communication interne, mais aussi gagner en efficacité et en flexibilité. Grâce à une interface utilisateur intuitive, une compatibilité multimodale, une gestion centralisée des sources de contenu, et des systèmes de notifications et d’analyses avancés, cet outil représente une solution idéale pour les entreprises modernes en quête d’optimisation et de performance.

Une interface utilisateur Intuitive

L’une des principales forces de l’affichage dynamique réside dans l’interface utilisateur du logiciel utilisé. Une interface bien conçue permet aux utilisateurs de gérer et de personnaliser leur affichage de planning sans nécessiter de compétences techniques avancées.

Par exemple un outil comme TVTools WebAccess propose une interface web où les utilisateurs peuvent rapidement configurer leurs plannings, choisir les formats d’affichage, et ajuster les contenus en temps réel, depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). Grâce à des fonctionnalités telles que le glisser-déposer, la personnalisation des couleurs et des polices, et la prévisualisation en direct, l’ensemble du processus de communication devient non seulement efficace, mais également agréable à utiliser.

Un affichage de planning multimodal

L’affichage dynamique est un type de communication visuelle qui s’adapte facilement aux types d’écrans : moniteurs LCD, de panneaux LED, d’écrans interactifs…

Cette multimodalité permet d’afficher les plannings de l’entreprise dans divers environnements, que ce soit dans des salles de réunion, des espaces communs, ou des bureaux individuels.

Les écrans LED offrent une visibilité optimale même en plein jour, tandis que les écrans LCD sont parfaits pour des affichages détaillés en intérieur. Cette variété dans les options d’affichage assure que chaque employé puisse accéder aux informations dont il a besoin, où qu’il soit et quelles que soient les conditions lumineuses.

Des sources de planning centralisées et flexibles  

Afficher son planning avec l’affichage dynamique permet de centraliser les informations provenant de multiples sources.

Depuis le logiciel d’affichage dynamique, les entreprises peuvent synchroniser leur planning d’affichage avec divers types de calendriers : Microsoft Exchange, Office 365, ou Google Calendar. Parfois, le logiciel d’affichage dynamique inclus lui-même un calendrier dynamique (pour en savoir plus cliquez ici).

Ainsi, en utilisant un planning numérique sur mesure et connecté, les informations affichées restent toujours à jour et visuellement percutantes.

Un système de notifications et alertes réactif

Un planning dynamique permet non seulement d’afficher des informations statiques, mais aussi d’envoyer des notifications et des alertes en temps réel. Ce système est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent faire face à des changements de dernière minute. En cas de modification d’un rendez-vous, d’un changement de salle, ou d’un événement imprévu, le logiciel d’affichage dynamique peut instantanément mettre à jour l’information sur tous les écrans concernés. Cette réactivité permet d’améliorer la communication interne et d’éviter les erreurs ou les retards dus à des informations obsolètes.

Un outil de suivi et d’optimisation

Avec l’affichage dynamique, votre planning collecte des données. Si elles le souhaitent, cela permet aux entreprises de générer des rapports détaillés sur l’occupation des salles, les taux de participation aux réunions, ou encore les modifications apportées aux plannings. Ces analyses fournissent des informations essentielles pour optimiser l’organisation interne, améliorer la gestion du temps, et identifier les domaines nécessitant des ajustements.

Mettre en œuvre votre affichage de planning sur-mesure

L’intégration d’un outil d’affichage de planning sur mesure dans une entreprise peut transformer la manière dont les équipes collaborent et gèrent leur temps. Un tel système permet non seulement d’afficher des plannings en temps réel, mais aussi de faciliter la communication et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Pour tirer le meilleur parti de cet outil, il est crucial de suivre un processus bien structuré, depuis l’identification des besoins jusqu’à l’installation et la sécurisation du système. Voici les étapes essentielles pour réussir ce projet.

Etape 1 : Déterminer ses besoins d’affichage

Avant d’investir dans une solution d’affichage dynamique, il est important de bien cerner vos besoins spécifiques. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels types de planning seront affichés ? S’agit-il de plannings d’équipe, de gestion de salles de réunion, de rotations de personnel, ou d’autres types d’horaires ?
• Quelle est la taille de votre équipe et le nombre de points d’affichage requis ? Un petit écran suffira-t-il, ou avez-vous besoin d’une solution plus vaste et plus visible ?
• Quel est le niveau d’interactivité souhaité ? Les utilisateurs doivent-ils pouvoir interagir directement avec l’affichage, ou s’agit-il simplement de consulter l’information ?

La réponse à ces questions vous guidera dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins, qu’il s’agisse d’une solution simple d’affichage de données ou d’un système plus complexe.

Etape 2 : Choix de la technologie d’affichage de planning sur mesure

Le choix de la technologie est une étape cruciale qui impactera la longévité, l’économie d’énergie et la facilité de prise en main de votre système d’affichage dynamique de planning.

Nous distinguons deux éléments : la partie matériel (hardware) et la partie logicielle (software).

Etape 3 : La sécurité des données de votre affichage de planning sur mesure

La sécurité des données est un aspect critique lors de l’implémentation d’un outil d’affichage dynamique, en particulier lorsqu’il s’agit de données sensibles comme les plannings de travail.

• Protection des données sensibles :
  • SaaS et sécurité : Les solutions SaaS (Software as a Service) offrent souvent un niveau élevé de sécurité, grâce à des mises à jour régulières et à des protocoles de sécurité avancés gérés par le fournisseur. Cela inclut le chiffrement des données et une surveillance constante des menaces potentielles.
  • Sécurité On-Premise : Si la confidentialité est une priorité absolue, une solution On-Premise (hébergée sur site) peut être plus adaptée. Elle offre un contrôle total sur les données et leur accès, limitant les risques de violation externe.

• Droits d’accès et autorisations utilisateurs :
  • Répartition des droits : Définissez clairement qui peut modifier les plannings, qui peut les visualiser et qui peut administrer le système. Un accès restreint pour la modification évite les erreurs et garantit l’intégrité des informations.
  • Sécurisation de l’affichage : La position stratégique de l’écran est cruciale. Installez-le dans un lieu où seules les personnes concernées peuvent voir les informations, afin d’éviter toute exposition non désirée. Par exemple, un écran dans un open space doit être visible uniquement par les membres de l’équipe concernée.

Etape 4 : Optimiser l’efficacité de votre affichage planning

Une fois que les besoins sont clairement définis, la technologie choisie, et les aspects de sécurité bien compris, l’étape suivante consiste à installer et configurer le système d’affichage dynamique pour en tirer le meilleur parti.

Le choix de l’emplacement de l’écran joue un rôle crucial dans son efficacité. Il est essentiel de positionner l’écran dans une zone centrale et visible, comme au cœur d’un open space, où il peut être facilement consulté par l’ensemble de l’équipe concernée. Cela permet de maximiser l’impact de l’affichage en rendant les informations accessibles au moment et à l’endroit où elles sont nécessaires.

En prenant soin d’installer l’écran au bon endroit et de configurer le système de manière optimale, l’entreprise peut s’assurer que l’affichage dynamique répond pleinement à ses besoins, tout en renforçant l’efficacité et la productivité de ses équipes.

Conclusion

La mise en place d’un outil d’affichage de planning sur mesure est un projet global qui nécessite une attention de la définition des besoins jusqu’à l’installation finale. Pour garantir un résultat optimal, il est recommandé de faire appel à une entreprise experte dans le domaine, capable de fournir des solutions sur mesure et d’accompagner votre entreprise tout au long du processus.