Dans le domaine de l’accueil digital en entreprise, l’expérience visiteurs joue un rôle central. Aujourd’hui, ces visiteurs sont exigeants sur le fait d’avoir une accessibilité rapide de l’information, tout en gardant leur autonomie. En harmonisant les attentes des visiteurs avec les opportunités offertes par la technologie, les entreprises peuvent offrir une expérience visiteurs de premier plan, consolidant ainsi leur réputation et leur succès.

Dans cet article, nous verrons les avantages et les éléments clés de l’accueil digital. Puis nous explorerons ses diverses applications, selon de secteur d’activité.

Les dispositifs d’un accueil digital

Ecrans d’affichage dynamique 

Grâce aux écrans d’affichage dynamique, les entreprises peuvent proposer un accueil inédit à leurs visiteurs. Ces dispositifs peuvent être utilisés pour diffuser un contenu artistique ou des informations d’entreprise actualisées en temps réel.

On retrouve deux types de contenus de communication visuelle : médias internes et les médias externes. A propos des médias internes, les entreprises peuvent utiliser les écrans d’affichage dynamique pour transmettre dès l’accueil des informations importantes (actualités, promotion, disponibilité des collaborateurs, annonce des salles de réunion et de conférence, etc.). De l’autre, pour les médias externes, l’affichage dynamique permet d’utiliser les flux RSS. De ce fait, les entreprises peuvent informer sur la météo locale, l’état du trafic routier, les horaires des transports en commun, etc. 

Illustration d’un écran d’affichage dynamique, par TVTools, dans les locaux de LG CLOUTIER (Canada).

Bornes interactives d’accueil

Les bornes interactives offrent une gamme variée de fonctionnalités pour améliorer la gestion de l’accueil des visiteurs. Avec une interface de mise en veille personnalisée, les entreprises peuvent communiquer en temps et réel et sans contraintes.

De plus, les bornes interactivent permettent la création d’un registre dématérialisé, simplifiant ainsi considérablement le processus d’enregistrement des visiteurs. Grâce à cette fonction de check-in/check-out connecté, les visiteurs peuvent s’inscrire en toute autonomie. Ce qui permet de réduire, d’un côté les erreurs et les manquements, et de l’autre la consommation de papier.

TVTools a conçu une borne d’accueil sur mesure pour LG CLOUTIER (Canada). Elle intègre des fonctionnalités telles que le registre d’accueil, le check-in et check-out, ainsi que la validation des mesures de sécurité.

Les avantages d’un accueil digital

Les avantages de l’accueil digital pour les visiteurs

Améliorer l’efficacité d’accueil

L’accueil digital présente un avantage considérable pour les visiteurs en leur offrant la possibilité de s’enregistrer ou de signaler leur départ de manière autonome. Les longues files d’attente et les fastidieuses formalités administratives à l’entrée de l’entreprise appartiennent désormais au passé. Selon le système d’affichage interactif mis en place, les visiteurs peuvent aisément :

• Saisir leurs informations,
• Apposer leur signature sur les documents requis,
• Obtenir rapidement leur badge d’accès. Cette autonomie accrue garantit une expérience plus plaisante dès leur première interaction avec l’entreprise, tout en permettant à cette dernière de maintenir un registre dématérialisé des visites, assurant ainsi une traçabilité constante.
• Prendre un ticket et de surveiller en temps réel leur position dans la file d’attente.

Cette dernière fonctionnalité se révèle particulièrement précieuse dans des contextes où l’attente est inévitable, comme lors d’une consultation médicale ou dans un service administratif. Cette visibilité sur le temps d’attente restant leur permet de mieux gérer leur emploi du temps, de se détendre, voire de s’occuper d’autres tâches sans l’angoisse de manquer leur rendez-vous.

En somme, l’accueil digital permet aux entreprises d’offrir à leurs visiteurs une expérience plus rapide et personnalisée. Cette transformation ne se limite pas à la perception positive qu’ont les visiteurs de l’entreprise, elle renforce également les liens entre l’entreprise et ses visiteurs en créant une expérience d’accueil plus agréable et mémorable.

Personnalisation de l’accueil

L’affichage dynamique ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises et les administrations soucieuses d’offrir une expérience visiteurs qualitative. On retiendra deux aspects principaux :

• L’accessibilité,
• La mise à disposition de services complémentaires.

En effet, l’accueil digital permet de proposer des solutions d’accueil accessibles à tous les visiteurs. Cette inclusivité est devenue essentielle. Les entreprises et les espaces publics doivent pouvoir proposer un accueil qui peut répondre aux besoins spécifiques de différentes catégories de visiteurs, notamment les personnes à mobilité réduite (PMR), les malvoyants et les malentendants.

Les bornes interactives peuvent être équipés de fonctionnalités tactiles améliorées pour les PMR, tels que des boutons plus larges et un retour haptique pour une meilleure accessibilité. De plus, des sous-titres et des traductions en langage des signes peuvent être intégrés pour les visiteurs malentendants. En utilisant la technologie de reconnaissance vocale, les visiteurs malvoyants peuvent interagir avec l’affichage dynamique en utilisant leur voix, etc.

De l’autre, l’accueil digital offre la possibilité d’aller au-delà de la simple information de base en mettant à disposition divers services complémentaires. Par exemple, une entreprise peut intégrer un système de réservation de salles directement dans l’affichage dynamique. Ce qui permet aux visiteurs de planifier des réunions ou des événements en temps réel. Cette fonctionnalité simplifie le processus de réservation et améliore l’efficacité de l’entreprise. De même, une solution de guidage peut être intégrée pour aider les visiteurs à naviguer dans un espace complexe. Que ce soit dans un centre de congrès, un musée ou un grand complexe commercial, la capacité de fournir des instructions en temps réel et des informations de localisation précises améliore considérablement l’expérience des visiteurs.

Les avantages de l’accueil digital pour les entreprises

Amélioration de l’efficacité de l’accueil

Du côté de l’entreprise ou de l’administration, l’accueil digital se traduit par une efficacité accrue dans le processus d’accueil des visiteurs. Il n’est plus nécessaire d’allouer d’importantes ressources humaines à la gestion des flux de visiteurs. Les visiteurs peuvent s’enregistrer rapidement et facilement depuis une borne ou tout autre affichage interactif.

De plus, l’accueil digital permet de gérer efficacement les rendez-vous et les réservations, minimisant ainsi les conflits d’horaires et garantissant un flux de visiteurs bien organisé.

Personnalisation de l’expérience visiteurs

Avec un accueil digital, les entreprises et les espaces publics peuvent personnaliser l’expérience des visiteurs de façon inédite. Ils peuvent personnaliser les messages de bienvenue, les informations et les recommandations en fonction des besoins spécifiques de chaque visiteur, etc.

Ce qui permet de renforcer l’engagement des visiteurs, ainsi que leur perception positive de l’entreprise ou de l’administration.

Collecte de données pour l’analyse

En enregistrant les données des visiteurs, telles que les horaires de visite, les préférences et les commentaires, les organisations peuvent mieux comprendre leur public. Ces données peuvent être utilisées pour évaluer l’efficacité des processus d’accueil, identifier les domaines à améliorer et orienter les décisions stratégiques.

Selon le type de logiciel d’affichage dynamique, une régie publicitaire peut être mise en place. Cette analyse d’affichage permet de mieux cibler les efforts marketing, de personnaliser les offres de produits ou de services, et de répondre de manière proactive aux besoins des visiteurs.

Réduction des coûts

L’accueil digital représente un avantage financier considérable du côté de l’entreprise ou de l’administration. Moins de personnel est nécessaire pour gérer l’accueil physique. De plus, les erreurs humaines, telles que les erreurs de saisie de données, sont minimisées, ce qui permet de réaliser des économies sur les coûts de correction et de retours.

Par son aspect digital, ce type d’accueil permet de réduire les coûts liés à l’impression de brochures, de formulaires, etc.

Exemple d’application de l’accueil digital

L’accueil digital dans les entreprises

L’accueil digital permet d’offrir une première impression positive aux visiteurs des entreprises. Ce qui peut influencer favorablement leur perception de cette même entreprise.

Cette expérience d’accueil moderne offre une personnalisation accrue, facilite la planification des visites et collecte des données utiles pour améliorer continuellement les services. En fin de compte, l’accueil digital renforce la confiance des visiteurs et peut avoir un impact significatif sur les relations commerciales à venir.

L’accueil digital dans les hôpitaux et cliniques

Dans le domaine de la santé, les hôpitaux et les cliniques peuvent utiliser l’accueil digital pour orienter les patients et les visiteurs.

En intégrant un système de guidage, cet accueil permet de faciliter l’accès aux services et aux informations, aux visiteurs. Les hôtels utilisent également ces systèmes pour offrir une expérience de séjour agréable à leurs clients. Ils fournissent des informations essentielles sur les services disponibles et complémentaires, les attractions locales, les horaires de restauration, et bien plus encore.

L’accueil digital dans les hôtels

L’accueil digital a révolutionné l’industrie hôtelière en améliorant l’expérience client. Il fournit des informations complètes sur les services et les équipements, guide les clients dans les vastes complexes hôteliers, permet la personnalisation des séjours, facilite les réservations en ligne, offre des informations locales et touristiques, favorise la communication directe avec le personnel, tout en réduisant l’utilisation de papier. Ces systèmes modernes contribuent à un séjour agréable et sans tracas, tout en répondant aux besoins des clients et en respectant les préoccupations environnementales.

L’accueil digital dans les écoles

L’accueil digital au sein des établissements éducatifs joue un rôle essentiel dans l’amélioration de l’expérience des étudiants, des enseignants et des visiteurs. Ces systèmes d’affichage facilitent l’orientation sur le campus en diffusant des informations cruciales, en guidant lors d’événements spéciaux et en améliorant la communication. De plus, ils permettent de personnaliser l’expérience éducative tout en recueillant des données pour une amélioration continue. Ainsi, ces outils modernes sont devenus indispensables pour créer un environnement éducatif à la fois efficace et innovant.

Conclusion

En conclusion, l’accueil digital s’avère être un pivot pour l’amélioration de l’expérience des visiteurs. Les dispositifs d’accueil numérique, tels que les écrans d’affichage dynamique, les bornes interactives, transforment radicalement la manière dont les entreprises interagissent avec leurs visiteurs. Ils offrent une expérience personnalisée et fluide, ce qui permet de renforcer la satisfaction et l’engagement des visiteurs. Tout en permettant de stimuler la croissance des entreprises.

L’accueil digital représente ainsi un investissement stratégique pour répondre aux besoins changeants des clients et maintenir la compétitivité dans un monde connecté et exigeant.