Depuis le 1er juillet 2022, la digitalisation de l’affichage légal dans les mairies est une obligation. Pour répondre à ce besoin, l’affichage dynamique, une solution moderne de communication digitale, est de plus en plus adopté. Cet article propose de vous accompagner dans la transition vers cette technologie, pour optimiser la visibilité de vos informations légales et renforcer l’interaction avec vos administrés.
Etape 1 : Définir les besoins d’affichage dynamique pour la communication légale
Définir les besoins de communication est la première étape pour toute mairie souhaitant digitaliser l’affichage légal. Ces besoins peuvent varier en fonction de la taille de la mairie ou encore des exceptions législatives locales. De plus il est essentiel pour chaque mairie, d’avoir une communication cohérente, transparente et en concordance avec ses couleurs et son histoire. Déterminer ces besoins aidera à mettre en place le dispositif d’affichage numérique optimal.
Pour commencer, il est suggéré de faire une analyse détaillée des types d’information que la mairie est tenue de partager avec ses administrés. Cela peut comprendre les délibérations du conseil municipal, les arrêtés municipaux, les appels à projets, les annonces d’événements locaux et d’autres informations publiques.
Ensuite, il peut être utile de consulter différents services municipaux, des élus aux responsables des services techniques, en passant par le service communication. De quoi se compose le système d’information municipale actuel ? Quelle fréquence d’actualisation d’affichage est nécessaire ? Quel niveau d’interaction est attendu par vos administrés ? Quel type de signalisation numérique est demandé ? Etc.
Etape 2 : Déterminer les solutions d’affichage numérique pour la mairie
En deuxième temps, pour optimiser cet affichage légal, il est important de déterminer les dispositifs d’affichage digitale nécessaires. Ces panneaux d’affichage numériques sont une opportunité pour capter l’attention des administrés et créer de l’interaction. A terme cela fait bénéficier les municipalités d’un affichage urbain intelligent.
Parmi ceux-ci, totems tactiles, les bornes interactives et les écrans ont chacun des avantages distincts pour faciliter l’accès à l’information.
Pour choisir, cela va dépendre de plusieurs facteurs : les besoins, l’espace disponible, le budget et les préférences des administrés.
- Les besoins : comme évoqué précédemment, la nature de l’information à diffuser peut influencer le choix du dispositif. Par exemple, est-ce qu’il est nécessaire d’avoir une interaction ? Dans ce cas le dispositif d’affichage digital devra être tactile.
- L’espace disponible dans la mairie : les totems tactiles, par exemple, sont autonomes et nécessitent un espace au sol, tandis que les écrans peuvent être montés au mur ou intégrés dans des meubles, ce qui peut économiser de l’espace.
- Le budget : il faut tenir compte non seulement du coût initial d’achat et d’installation, mais aussi des coûts d’entretien et de fonctionnement sur le long terme. Un écran coutera moins cher qu’un pupitre, de l’autre un pupitre habillera plus votre mairie.
- Les préférences des administrés : pour y être en adéquation, la mairie peut conduire une enquête ou bien des sessions de consultations citoyennes.
Pour ce qui est des avantages qu’offre chaque dispositif, les bornes interactives sont confortables et accessibles aux PMR. Elles garantissent une confidentialité lors de la consultation des informations, tout en embellissant l’espace public. Les totems tactiles, par leur visibilité à distance, attirent le regard et amplifient la portée de l’affichage légal. Quant aux écrans, leur coût abordable et leur possibilité d’interaction (via QR Code à flasher ou par une fonction tactile) en font une option économique et efficace.
Pour financer ce système d’affichage dynamique, cela peut entrer dans un budget d’investissement ou bien dans un budget de fonctionnement. La flexibilité qu’offre le numérique permet de compartimenter d’un côté le logiciel d’affichage dynamique (OnPremise ou en mode Saas), et de l’autre les dispositifs numériques (en location ou en investissement).
Etape 3 : Mettre en place un logiciel d’affichage dynamique en mairie
Un logiciel d’affichage dynamique aura pour but d’optimiser la communication numérique. Le principe est de collecter les médias ou les données en temps réels (météo, trafic routier, flux RSS, etc.), et d’organiser leur diffusion. Bien souvent, une fonction de création de contenu est directement intégrée dans ce type de logiciel.
Dans ce système, on retrouve trois types d’acteurs :
- Un administrateur qui aura pour rôle de contrôler le contenu et le calendrier de diffusion ;
- Les utilisateurs du logiciel ;
- Le public cible de la communication dynamique.
Pour connecter un logiciel d’affichage dynamique aux besoins de l’affichage légal d’une mairie, et pouvoir bénéficier d’une communication digitale dynamique il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :
- Identifier les informations requises par la loi pour l’affichage légal ainsi que les autres informations de la municipalité ;
- Télécharger (autrement dit « remonter » ou « uploader ») ces informations dans le logiciel d’affichage dynamique ;
- Organiser dans des playlists ces informations pour qu’elles soient diffusées en temps voulu et sur le dispositif adéquat.
- Mettre en ligne ces playlists de diffusion.
De cette manière, l’accès aux l’informations, légales et quotidiennes, est facilité.
Conclusion
La transition vers un affichage légal numérique en mairie nécessite une définition claire des besoins, une sélection soignée des dispositifs numériques et la mise en œuvre d’un logiciel d’affichage dynamique. Ce processus facilite une communication précise et transparente.
Si votre mairie envisage de moderniser son affichage légal par le biais du numérique, n’hésitez pas à nous solliciter. Nous sommes à votre disposition pour échanger et vous accompagner tout au long de cette transformation.
